Легкий способ управлять рутиной

Легкий способ управлять рутиной
Когда я установил для себя правило – выполнять одну главную задачу каждый день, я думал, что открыл секрет успеха. Сама идея восхитительна: в день достаточно сделать одно действие из главного списка и за год получится 365 действий, которые неминуемо приведут к цели! А если идешь к цели, то отвлекаться на повседневные дела, как мне казалось, незачем. Однако ликовал я не долго – не прошло и месяца, как меня завалили невыполненные обязательства. Кроме того, я стал пропускать тренировки и забыл о правильном питании. Получить желаемый результат, потеряв другой ранее достигнутый – сомнительная победа. Что-то явно шло не так…

Поэтому, взяв выходной от всех дел, я закрылся в офисе для масштабного планирования в надежде раз и навсегда покончить с хаосом в моей голове. Надо заметить, что данную процедуру я проделывал не впервые и, скорее всего, не в последний раз. После "разбора полетов" я сообразил, что правила тайм-менеджмента, установленные мной же, требуют пересмотра. Нет, я не говорю, что они не работают. Правила работают безупречно, однако, наравне с ними, действуют и другие. Все это похоже на фундаментальные законы физики, которые действуют все вместе и одновременно на любое тело, но изучаем мы их каждый в отдельности в зависимости от наших условий. Если нам нужно найти скорость движения – применяем законы кинематики, если вес – механики, и так далее.

В законах тайм-менеджмента также существуют правила достижения целей. О них я писал в одной из своих прошлых статей - Бить в цель: 5 шагов освоения науки. Наравне с ними есть правила ведения дел, существующих независимо от наших внутренних ценностей. Один из гуру тайм-менеджмента назвал группу этих дел рутиной (пусть вас не отталкивает данное понятие – в список рутины могут входить и жизненно важные дела). Если вы еще не совсем поняли, о чем идет речь, то приведу пример: сделать прививку, забрать ребенка из школы, помыть машину, заплатить налоги – все эти задачи скорее всего не ведут вас прямо к вашей цели, какой бы она ни была, однако не выполнить их было бы по меньшей мере неразумно.

Итак, именно грамотное управление рутиной позволяет нам не утонуть в суете повседневных дел и освободить время для главного – движения к нашей цели. И именно для этого и были изданы бесчисленные техники, приемы и целые системы управления временем. О них и пойдет речь.

За несколько лет я испробовал множество способов систематизации дел – от самых простых, где дела записываются на обычном листе бумаги, до всемирно известной GTD, предлагающей целую картотеку вместо блокнота. Главная причина, почему я отказывался от очередной техники и переходил к следующей – ее ограниченность по отношению к разнообразию жизни и спонтанности нашего разума. Ни одна из существующих систем не решила главную проблему планирования дел – их выполнение.

Итогом поисков стал симбиоз множества существующих систем тайм-менеджмента – довольно простой, но в то же время действенный (по крайней мере для меня – любителя "отложить на потом"). Ничего нового я не открыл, но если вы до сих пор ищете "тот самый" идеальный способ ведения дел, возможно мои заметки дадут вам пищу для ума.

Вот несколько самых действенных принципов:

  • Все дела должны быть записаны в одном месте. Не важно, что вы используете для записи – стикеры, блокнот или смартфон – вы должны иметь доступ ко всем спискам одновременно. В противном случае вы рискуете забыть о чем-то важном, потому что "это записано в другом блокноте". 
  • Разбейте все дела по нескольким категориям. Классификацию выбирайте сами, но списков не должно быть слишком много. У меня, например, их пять: личное, работа, бизнес, развитие, идеи. Большинство задач не привязано ко времени. В конкретный момент времени я выбираю ту задачу, для которой у меня есть настроение и решаю ее. Порядок не важен, если в конце все необходимые дела будут сделаны.
  • Раз в неделю проверяйте списки дел на наличие лишних. Такое бывает: вы записали дело, которое казалось вам важным, но так и не собрались его выполнить. Спустя какое-то время его важность отпала, то есть его невыполнение не нанесет вам вреда. В таком случае вычеркивайте его, либо перенесите в категорию "Идеи", где задача будет "дозревать". 
  • Используйте контексты. Многие личные звонки можно сделать во время обеда, а покупки по дороге домой. К слову, в написании этой статьи, которая так задержалась по причине занятости, мне очень помог пятичасовой рейс в самолете. Контексты заполняют промежутки времени, которые обычно используются менее продуктивно, тем самым сокращая продолжительность ваших повседневных дел.
  • Используйте календарь только для тех дел, которые не могут быть перенесены. Ни одна таблица не может учесть всего разнообразия вашей жизни. Иногда, я не выполняю задачи просто потому, что у меня нет для этого настроения, но этот факт не может повлиять на задачи с конечным сроком. Если я перенесу задачу в календаре на другой день из-за своего настроения, то принцип эксклюзивности календарных задач разрушится. Поэтому в этом списке – задачи, обязательные к исполнению в срок. 
  • Помните, о том, что жизнь создана для наслаждения ею. Нет ничего хуже лесной прогулки, во время которой ваши мысли заняты рутиной вместо осознанного пребывания в прекрасном месте. Но просидеть на совещании, слушая пение птиц вместо речи директора – тоже не совсем правильно. Для решения дилеммы введите ВРЕМЯ ДИСЦИПЛИНЫ. Лучше всего данный принцип отражается в пословице: "Делу – время, потехе – час". Несколько часов в будний день я посвящаю осознанному решению рутинных вопросов, остальное время – главной задаче и качеству жизни. Суббота для меня – время творчества и общения, а воскресенье – выходной в кругу семьи.
  • Будьте спокойны в любой ситуации. Бывают времена, когда мой список дел становится слишком длинным. В этом случае главное помнить, что жизненно важных дел в этом списке почти нет (либо вам пора пересмотреть приоритеты). Сделайте самое важное, чтобы избежать действительно плохих последствий, а остальное делегируйте, переносите, вычеркните в конце концов, и никогда не чувствуйте угрызений совести по этому поводу. 
Помните – вы управляете рутиной не для того, чтобы сделать больше рутины, а чтобы освободить время для самого главного.

Автор: Алексей Иванков
Фото из личного архива автора
Блог
Алексей Иванков делится рабочими приемами эффективной сушки, которые помогли ему самому.
Если достигнув одной цели, ты провалил девять, то пора срочно менять тактику. 
Чтобы развить сверхспособности во всех сферах жизни, выбирай учителей правильно.